Bewirtungskosten: Abzug nur mit formgerechter Rechnung und zugeordnetem Eigenbeleg

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Hintergrund

Wer Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet, kann angemessene Kosten als Betriebsausgaben abziehen, also als gewinnmindernde Aufwendungen. Voraussetzung ist ein schriftlicher Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Bei einem Restaurantbesuch genügt ein Eigenbeleg mit Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter und unterschriebener Vermerk. Ihm ist die Rechnung beizufügen. Bisher galt das BMF-Schreiben vom 30.06.2021. Es bleibt für Bewirtungen bis zum 31.12.2024 anwendbar. Anlass der Neufassung ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern ab 2025. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format.

Die Auffassung der Finanzverwaltung

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen bis 250 Euro. Sie müssen Name und Anschrift des Restaurants, das Ausstellungsdatum, den Tag der Bewirtung und den Preis enthalten. Speisen und Getränke sind einzeln zu bezeichnen. Eine Sammelangabe mit Gesamtsumme reicht nicht. Den Tag der Bewirtung erkennt die Verwaltung nicht an, wenn er handschriftlich oder per Stempel ergänzt wurde.

Rechnungen über 250 Euro müssen zusätzlich die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants enthalten. Hinzu kommen eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Name des Bewirtenden.

Manche Restaurants nutzen eine elektronische Kasse. Dann erkennt die Verwaltung nur Belege an, die über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sind. Eine TSE ist ein Baustein, der die Kasse gegen Manipulation schützt. Erkennbar ist sie etwa an einer Transaktionsnummer oder Seriennummer auf dem Beleg, auch als QR-Code. Handschriftliche Belege sind dann „vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen“. Dasselbe gilt für nur maschinell erstellte Belege. Liegt der Betrag über 250 Euro, kann der Kassenbeleg nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden.

Neu sind Regeln für digitale Eigenbelege. Sie müssen elektronisch unterschrieben oder genehmigt werden. Spätere Änderungen müssen dokumentiert sein. Eigenbeleg und Rechnung sind digital zusammenzuführen. Ein eindeutiger Verweis genügt. Fehlt die Zuordnung, versagt die Verwaltung den Abzug. Die Anforderungen gelten grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland. Ausnahmen gibt es nur, wenn glaubhaft gemacht wird, dass eine formgerechte Rechnung nicht zu erhalten war.

Bedeutung für Ihre Praxis

Praxen bewirten etwa Kooperationspartner oder Gesprächspartner bei einer Praxisübernahme. Formfehler auf der Rechnung lassen sich kaum nachträglich beheben, weil handschriftliche Ergänzungen nicht genügen. Bei Beträgen über 250 Euro sollte der Name der Praxis daher schon bei der Rechnungserstellung erfasst werden. Herold vertritt die Auffassung, dass der frühere Handvermerk des Namens durch den Gastwirt nicht mehr ausreicht. Das Schreiben äußert sich dazu nicht ausdrücklich.

Herold weist zudem darauf hin, dass die Vorgaben auch Arbeitnehmer betreffen. Das gilt damit auch für angestellte Ärztinnen und Ärzte. Wer Belege digital verarbeitet, muss die GoBD beachten und das Verfahren dokumentieren. Die GoBD sind die Grundsätze ordnungsmäßiger elektronischer Buchführung. Nach Herold ist hierfür in der Regel ein Dokumentenmanagementsystem nötig.

Das Schreiben lässt offen, ob Rechnungen über 250 Euro zwingend als E-Rechnung zu berichtigen sind. Herold hält dies für zwingend, wenn das Restaurant bereits E-Rechnungen ausstellt.

Was Sie tun können

• Betroffene Praxen sollten Bewirtungsrechnungen noch im Restaurant auf Einzelpositionen, Bewirtungstag und TSE-Angaben prüfen.
• Bei Beträgen über 250 Euro sollte der Name der Praxis direkt auf der Rechnung erscheinen.
• Den Eigenbeleg zeitnah erstellen, unterschreiben und der Rechnung eindeutig zuordnen.
• Praxen mit digitaler Belegablage sollten prüfen, ob Verknüpfung, Änderungsschutz und Verfahrensdokumentation den Vorgaben entsprechen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und gibt den Rechtsstand zum angegebenen Datum wieder. Er ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Für Fragen zu Ihrer Praxis sprechen Sie uns gern an: Kontakt zur Rohwer Steuerberatung.